Командировки

Материал из Олимпиадное программирование в УлГТУ
Версия от 05:48, 22 февраля 2017; E.kondratiev (обсуждение | вклад)

(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к: навигация, поиск

Шаг 1. Приглашение

У принимающей стороны нужно запросить письмо-приглашение на имя ректора УлГТУ (пример приглашения).

В приглашении должны быть указаны имена и должности всех лиц, отправляющихся в командировку.

Шаг 2. Представление в приказ

Скачать бланк представления в приказ, открыть и восстановить в Word.

Важно: убрать все фамилии (главный бухгалтер, начальник ПФУ, начальник отдела НИР), оставить подчёркнутые поля. Фамилии устарели, бланк с ними потребуют исправить.

Заполнить бланк. Пример заполнения:

  • Прошу направить обучающихся:
  • Кашичкин Максим Олегович, ФИСТ, ИВТПОмд-11;
  • Корнеев Андрей Викторович, ЭМФ, аспирант;
  • (перечисляются все лица, отправляющиеся в поездку);
  • Место назначения: Россия, г. Саратов, Саратовский государственный университет;
  • Сроком на 5 календарных дней с «18» октября 2015 г. по «22» октября 2015 г. (включая дни отъезда и приезда);
  • С целью участия в четвертьфинальных соревнованиях командного чемпионата мира по программированию;
  • Основание: приглашение (подчеркнуть).

Плановые расходы заранее лучше не указывать. Добавить, если попросят в ПФУ: проезд — 2000 р. (примерная стоимость билетов туда-обратно), суточные — 250 р. (50 × число дней поездки), квартирные — 1650 р. (550 × число ночей в гостинице).

Бланк подписывают:

  • Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6, потребуется показать копию приглашения);
  • Начальник отдела НИРС (ауд. 521/6, потребуется показать копию приглашения);
  • Начальник планово-финансового управления (а лучше в сам ПФУ, в соседней аудитории) (ауд. 204/6, потребуется показать копию приглашения, подписывает в последнюю очередь).

Бланк и копия приглашения остаются у начальника ПФУ.

Шаг 3. Командировочные удостоверения и документы в поездке (для каждого обучающегося)

Через несколько дней в общем отделе (ауд. 212/6, 214/6) требуется забрать командировочные удостоверения.

По приезду в место назначения удостоверения отдаются принимающей стороне, та проставляет печати.

Бланки удостоверений дозаполняются:

  • Прибыл в г. Саратов «19» октября 2015 г. (практически всегда там, где должна быть дата, ошибочно расписываются представители принимающей стороны, требуется умещать дату);
  • Убыл из г. Саратова «21» октября 2015 г.;
  • Прибыл в г. Ульяновск «22» октября 2015 г.;
  • Краткий отчёт: Приняли участие в соревновании (опционально — выиграли диплом II степени).

Удостоверения подписывают:

  • Сам обучающийся (в первую очередь; начальник отдела аспирантуры не подпишет без подписи обучающегося);
  • Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6).

Общий отдел (ауд. 214/6) ставит отметку о возвращении.

В течение поездки важно получить и сохранить:

  • Билеты на проезд в место проведения соревнования и обратно;
  • Квитанции (или чеки) гостиницы (обязательно отдельные для каждого лица);
  • Оригинал приглашения от принимающей стороны;
  • Сертификаты об участии в соревновании и дипломы.

Шаг 4. Авансовый отчёт (для каждого обучающегося)

Скачать бланк авансового отчёта.

Заполнить бланк. Пример заполнения:

  • Структурное подразделение: ФИСТ (наименование факультета);
  • Подотчётное лицо: Кашичкин Максим Олегович;
  • Валюта: Российский рубль;
  • Должность: студент (для аспирантов — аспирант);
  • Назначение аванса: командировка;
  • Приложение: раньше указывали, сейчас выгоднее не указывать ничего;
  • Оборотная сторона:
  • Строка 1:
  • графа 1 (N п/п) — 1;
  • графа 2 (дата) — 18.10.2015 (дата отъезда из Ульяновска);
  • графа 3 (номер) — XY2015666123456 (номер билета);
  • графа 4 (кому и за что) — Ульяновск — Саратов;
  • графа 5 (в рублях) — 1024,64 (стоимость билета);
  • Строка 2 (можно несколько строк):
  • графа 1 (N п/п) — 2;
  • графа 2 (дата) — 19.10.2015 (дата заселения в гостиницу);
  • графа 3 (номер) — 1234567 (номер квитанции гостиницы);
  • графа 4 (кому и за что) — Проживание с 19.10.2015 по 21.10.2015;
  • графа 5 (в рублях) — 1650,00 (по квитанции, важно: максимальное значение — 550 рублей за 1 ночь);
  • Строка 3:
  • графа 1 (N п/п) — 3;
  • графа 2 (дата) — 21.10.2015 (дата отъезда из места назначения);
  • графа 3 (номер) — XY2015666654321 (номер билета);
  • графа 4 (кому и за что) — Саратов — Ульяновск;
  • графа 5 (в рублях) — 1024,64 (стоимость билета);
  • Строка 4 (можно несколько строк):
  • графа 1 (N п/п) — 4;
  • графа 2 (дата) — пусто;
  • графа 3 (номер) — пусто;
  • графа 4 (кому и за что) — Суточные с 18.10.2015 по 22.10.2015 (включая дни отъезда и приезда);
  • графа 5 (в рублях) — 250,00 (50 × число дней, включая дни отъезда и приезда);
  • Израсходовано, всего: 3949,28
  • Отчёт в сумме (лицевая сторона, верх): Три тысячи девятьсот сорок девять рублей двадцать восемь копеек (обязательно с большой буквы).

Приложения к отчёту:

  • Командировочное удостоверение;
  • Оригинал или копия письма-приглашения;
  • Лист А4, к которому степлером прикреплены: билет туда, квитанция гостиницы, билет оттуда (нумеруются 1, 2, 3);
  • Копии документов из предыдущего пункта, если они напечатаны на термобумаге
  • Копия диплома или сертификата;
  • Прочее (если есть).

Отчёт подписывают:

  • Сам обучающийся (оборотная сторона, низ);
  • Декан или замдекана (лицевая сторона, Руководитель структурного подразделения);
  • Проректор по учебной работе (ауд. 209/6, оставить секретарю, в последнюю очередь) - не менее 1 дня!

Затем отчёты нужно забрать в приёмной проректора по учебной работе и отнести в кассу (2 этаж главного корпуса, Вт — Чт 14:00 — 17:00).

Потребуется написать заявление о перечислении денег на карту.