Командировки

2017-02-22T05:48:35Z

E.kondratiev:

=== Шаг 1. Приглашение ===

У принимающей стороны нужно запросить письмо-приглашение на имя ректора УлГТУ ([http://vk.com/doc1591641_437045636?hash=49d5a52b346a8da162&dl=b36153b368f8f15047 пример приглашения]).

В приглашении должны быть указаны имена и должности всех лиц, отправляющихся в командировку.

=== Шаг 2. Представление в приказ ===

Скачать [http://www.ulstu.ru/main?cmd=file&object=7190 бланк представления в приказ], открыть и восстановить в Word.

Важно: убрать все фамилии (главный бухгалтер, начальник ПФУ, начальник отдела НИР), оставить подчёркнутые поля. Фамилии устарели, бланк с ними потребуют исправить.

Заполнить бланк. Пример заполнения:

* Прошу направить обучающихся:
:* ''Кашичкин Максим Олегович, ФИСТ, ИВТПОмд-11'';
:* ''Корнеев Андрей Викторович, ЭМФ, аспирант'';
:* (перечисляются все лица, отправляющиеся в поездку);
* Место назначения: ''Россия, г. Саратов, Саратовский государственный университет'';
* Сроком на ''5'' календарных дней с «''18''» ''октября'' 20''15'' г. по «''22''» ''октября'' 20''15'' г. (включая дни отъезда и приезда);
* С целью ''участия в четвертьфинальных соревнованиях командного чемпионата мира по программированию'';
* Основание: приглашение (подчеркнуть).

Плановые расходы заранее лучше не указывать. Добавить, если попросят в ПФУ: проезд — ''2000'' р. (примерная стоимость билетов туда-обратно), суточные — ''250'' р. (50 × число дней поездки), квартирные — ''1650'' р. (550 × число ночей в гостинице).

Бланк подписывают:

* Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6, потребуется показать копию приглашения);
* Начальник отдела НИРС (ауд. 521/6, потребуется показать копию приглашения);
* Начальник планово-финансового управления (а лучше в сам ПФУ, в соседней аудитории) (ауд. 204/6, потребуется показать копию приглашения, подписывает в последнюю очередь).

Бланк и копия приглашения остаются у начальника ПФУ.

=== Шаг 3. Командировочные удостоверения и документы в поездке (для каждого обучающегося) ===

Через несколько дней в общем отделе (ауд. 212/6, 214/6) требуется забрать командировочные удостоверения.

По приезду в место назначения удостоверения отдаются принимающей стороне, та проставляет печати.

Бланки удостоверений дозаполняются:
* Прибыл в ''г. Саратов'' «''19''» ''октября'' ''2015'' г. (практически всегда там, где должна быть дата, ошибочно расписываются представители принимающей стороны, требуется умещать дату);
* Убыл из ''г. Саратова'' «''21''» ''октября'' ''2015'' г.;
* Прибыл в ''г. Ульяновск'' «''22''» ''октября'' ''2015'' г.;
* Краткий отчёт: ''Приняли участие в соревновании'' (опционально — ''выиграли диплом II степени'').

Удостоверения подписывают:
* Сам обучающийся (в первую очередь; начальник отдела аспирантуры не подпишет без подписи обучающегося);
* Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6).

Общий отдел (ауд. 214/6) ставит отметку о возвращении.

В течение поездки важно получить и сохранить:
* Билеты на проезд в место проведения соревнования и обратно;
* Квитанции (или чеки) гостиницы (обязательно отдельные для каждого лица);
* Оригинал приглашения от принимающей стороны;
* Сертификаты об участии в соревновании и дипломы.

=== Шаг 4. Авансовый отчёт (для каждого обучающегося) ===

Скачать [http://www.ulstu.ru/main?cmd=file&object=12667 бланк авансового отчёта].

Заполнить бланк. Пример заполнения:
* Структурное подразделение: ''ФИСТ'' (наименование факультета);
* Подотчётное лицо: ''Кашичкин Максим Олегович'';
* Валюта: ''Российский рубль'';
* Должность: ''студент'' (для аспирантов — ''аспирант'');
* Назначение аванса: ''командировка'';
* Приложение: раньше указывали, сейчас выгоднее не указывать ничего;
* Оборотная сторона:
:* Строка 1:
::* графа 1 (N п/п) — ''1'';
::* графа 2 (дата) — ''18.10.2015'' (дата отъезда из Ульяновска);
::* графа 3 (номер) — ''XY2015666123456'' (номер билета);
::* графа 4 (кому и за что) — ''Ульяновск — Саратов'';
::* графа 5 (в рублях) — ''1024,64'' (стоимость билета);
:* Строка 2 (можно несколько строк):
::* графа 1 (N п/п) — ''2'';
::* графа 2 (дата) — ''19.10.2015'' (дата заселения в гостиницу);
::* графа 3 (номер) — ''1234567'' (номер квитанции гостиницы);
::* графа 4 (кому и за что) — ''Проживание с 19.10.2015 по 21.10.2015'';
::* графа 5 (в рублях) — ''1650,00'' (по квитанции, важно: максимальное значение — 550 рублей за 1 ночь);
:* Строка 3:
::* графа 1 (N п/п) — ''3'';
::* графа 2 (дата) — ''21.10.2015'' (дата отъезда из места назначения);
::* графа 3 (номер) — ''XY2015666654321'' (номер билета);
::* графа 4 (кому и за что) — ''Саратов — Ульяновск'';
::* графа 5 (в рублях) — ''1024,64'' (стоимость билета);
:* Строка 4 (можно несколько строк):
::* графа 1 (N п/п) — ''4'';
::* графа 2 (дата) — пусто;
::* графа 3 (номер) — пусто;
::* графа 4 (кому и за что) — ''Суточные с 18.10.2015 по 22.10.2015'' (включая дни отъезда и приезда);
::* графа 5 (в рублях) — ''250,00'' (50 × число дней, включая дни отъезда и приезда);
:* Израсходовано, всего: ''3949,28''
*Отчёт в сумме (лицевая сторона, верх): ''Три тысячи девятьсот сорок девять рублей двадцать восемь копеек'' (обязательно с большой буквы).

Приложения к отчёту:
* Командировочное удостоверение;
* Оригинал или копия письма-приглашения;
* Лист А4, к которому степлером прикреплены: билет туда, квитанция гостиницы, билет оттуда (нумеруются 1, 2, 3);
* Копии документов из предыдущего пункта, если они напечатаны на термобумаге
* Копия диплома или сертификата;
* Прочее (если есть).

Отчёт подписывают:
* Сам обучающийся (оборотная сторона, низ);
* Декан или замдекана (лицевая сторона, Руководитель структурного подразделения);
* Проректор по учебной работе (ауд. 209/6, оставить секретарю, в последнюю очередь) - не менее 1 дня!

Затем отчёты нужно забрать в приёмной проректора по учебной работе и отнести в кассу (2 этаж главного корпуса, Вт — Чт 14:00 — 17:00).

Потребуется написать заявление о перечислении денег на карту.

Олимпиадное программирование в УлГТУ - Вклад [ru]

Командировки