Командировки

Шаг 1. Приглашение

У принимающей стороны нужно запросить письмо-приглашение на имя ректора УлГТУ (пример приглашения).

В приглашении должны быть указаны имена и должности всех лиц, отправляющихся в командировку.

Шаг 2. Представление в приказ

Скачать бланк представления в приказ, открыть и восстановить в Word.

Важно: убрать все фамилии (главный бухгалтер, начальник ПФУ, начальник отдела НИУ), оставить подчёркнутые поля. Фамилии устарели, бланк с ними потребуют исправить.

Заполнить бланк. Пример заполнения:

• Прошу направить обучающихся:

• Кашичкин Максим Олегович, ФИСТ, ИВТПОмд-11;
• Корнеев Андрей Викторович, ЭМФ, аспирант;
• (перечисляются все лица, отправляющиеся в поездку);

• Место назначения: Россия, г. Саратов, Саратовский государственный университет;
• Сроком на 5 календарных дней с «18» октября 2015 г. по «22» октября 2015 г. (включая дни отъезда и приезда);
• С целью участия в четвертьфинальных соревнованиях командного чемпионата мира по программированию;
• Основание: приглашение (подчеркнуть).

Плановые расходы заранее лучше не указывать. Добавить, если попросят в ПФУ: проезд — 2000 р. (примерная стоимость билетов туда-обратно), суточные — 250 р. (50 × число дней поездки), квартирные — 1650 р. (550 × число ночей в гостинице).

Бланк подписывают:

• Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6, потребуется показать копию приглашения);
• Начальник отдела НИРС (ауд. 521/6, потребуется показать копию приглашения);
• Начальник планово-финансового управления (ауд. 204/6, потребуется показать копию приглашения, подписывает в последнюю очередь).

Бланк и копия приглашения остаются у начальника ПФУ.

Шаг 3. Командировочные удостоверения и документы в поездке (для каждого обучающегося)

Через несколько дней в общем отделе (ауд. 212/6, 214/6) требуется забрать командировочные удостоверения.

По приезду в место назначения удостоверения отдаются принимающей стороне, та проставляет печати.

Бланки удостоверений дозаполняются:

• Прибыл в г. Саратов «19» октября 2015 г. (практически всегда там, где должна быть дата, ошибочно расписываются представители принимающей стороны, требуется умещать дату);
• Убыл из г. Саратова «21» октября 2015 г.;
• Прибыл в г. Ульяновск «22» октября 2015 г.;
• Краткий отчёт: Приняли участие в соревновании (опционально — выиграли диплом II степени).

Удостоверения подписывают:

• Сам обучающийся (в первую очередь; начальник отдела аспирантуры не подпишет без подписи обучающегося);
• Декан или замдекана (для аспирантов — начальник отдела аспирантуры, ауд. 200/6).

Общий отдел (ауд. 214/6) ставит отметку о возвращении.

В течение поездки важно получить и сохранить:

• Билеты на проезд в место проведения соревнования и обратно;
• Квитанции (или чеки) гостиницы (обязательно отдельные для каждого лица);
• Оригинал приглашения от принимающей стороны;
• Сертификаты об участии в соревновании и дипломы.

Шаг 4. Авансовый отчёт (для каждого обучающегося)

Скачать бланк авансового отчёта.

Заполнить бланк. Пример заполнения:

• Структурное подразделение: ФИСТ (наименование факультета);
• Подотчётное лицо: Кашичкин Максим Олегович;
• Должность: студент (для аспирантов — аспирант);
• Назначение аванса: командировка;
• Приложение: раньше указывали, сейчас выгоднее не указывать ничего;
• Оборотная сторона:

• Строка 1:

• графа 1 (N п/п) — 1;
• графа 2 (дата) — 18.10.2015 (дата отъезда из Ульяновска);
• графа 3 (номер) — XY2015666123456 (номер билета);
• графа 4 (кому и за что) — Ульяновск — Саратов;
• графа 5 (в рублях) — 1024,64 (стоимость билета);

• Строка 2 (можно несколько строк):

• графа 1 (N п/п) — 2;
• графа 2 (дата) — 19.10.2015 (дата заселения в гостиницу);
• графа 3 (номер) — 1234567 (номер квитанции гостиницы);
• графа 4 (кому и за что) — Проживание с 19.10.2015 по 21.10.2015;
• графа 5 (в рублях) — 1650,00 (по квитанции, важно: максимальное значение — 550 рублей за 1 ночь);

• Строка 3:

• графа 1 (N п/п) — 3;
• графа 2 (дата) — 21.10.2015 (дата отъезда из места назначения);
• графа 3 (номер) — XY2015666654321 (номер билета);
• графа 4 (кому и за что) — Саратов — Ульяновск;
• графа 5 (в рублях) — 1024,64 (стоимость билета);

• Строка 4 (можно несколько строк):

• графа 1 (N п/п) — 4;
• графа 2 (дата) — пусто;
• графа 3 (номер) — пусто;
• графа 4 (кому и за что) — Суточные с 18.10.2015 по 22.10.2015 (включая дни отъезда и приезда);
• графа 5 (в рублях) — 250,00 (50 × число дней, включая дни отъезда и приезда);

• Израсходовано, всего: 3949,28

• Отчёт в сумме (лицевая сторона, верх): Три тысячи девятьсот сорок девять рублей двадцать восемь копеек (обязательно с большой буквы).

Приложения к отчёту:

• Командировочное удостоверение;
• Оригинал или копия письма-приглашения;
• Лист А4, к которому степлером прикреплены: билет туда, квитанция гостиницы, билет оттуда (нумеруются 1, 2, 3);
• Копии документов из предыдущего пункта, если они напечатаны на термобумаге
• Копия диплома или сертификата;
• Прочее (если есть).

Отчёт подписывают:

• Сам обучающийся (оборотная сторона, низ);
• Декан или замдекана (лицевая сторона, Руководитель структурного подразделения);
• Проректор по учебной работе (ауд. 209/6, оставить секретарю, в последнюю очередь).

Затем отчёты нужно забрать в приёмной проректора по учебной работе и отнести в кассу (2 этаж главного корпуса, Вт — Чт 14:00 — 17:00).

Возможно, потребуется написать заявление о перечислении денег на карту.